L’article 202 de la loi 2022-217 du 21 février 2022 3DS prévoyait des mécanismes de mutualisation pour la gestion des archives publiques en ouvrant cette mutualisation à de nouveaux acteurs :
« […] « II.-La gestion des documents d’archives publiques procédant de l’activité des personnes mentionnées à l’article L. 211-4 qui n’ont pas encore fait l’objet de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3 est assurée par ces personnes sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives.
« Ces personnes peuvent, par convention, mutualiser entre elles la gestion de ces documents par la mise en commun d’équipements, de personnel, de services ou de moyens matériels, logistiques ou financiers.
« Elles peuvent également, après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par l’administration des archives.
« Le dépôt fait l’objet d’un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant au terme du contrat. Un décret en Conseil d’Etat fixe les modalités de la déclaration préalable ainsi que les conditions d’octroi et de retrait de l’agrément des dépositaires et précise le contenu des clauses devant figurer dans les contrats de dépôt. » ; […]
« Art. L. 212-4-1.-La conservation des archives numériques sélectionnées en application des articles L. 212-2 et L. 212-3 peut faire l’objet, par convention, d’une mutualisation entre les personnes publiques mentionnées à l’article L. 211-4, dans la mesure où au moins l’une d’entre elles dispose d’un service public d’archives. » ;[…]»
Cela faisait suite à d’autres mouvements de mutualisation, dont celui impulsé par le décret no 2017-719 du 2 mai 2017.
NB : à noter cela faisait suite à un autre article — le 201 — sur des moyens de mutualisation entre établissements publics de l’Etat (voir ici).
Or, au JO de ce matin, a été publié le décret prévu par ledit article 202. Il s’agit du :
- décret n° 2022-1305 du 10 octobre 2022 relatif à la mutualisation des archives intermédiaires et définitives des personnes publiques (NOR : MICB2218414D)
Ce texte :
- modifie les articles R. 212-18-1 et R. 212-59 du code du patrimoine pour l’application des articles L. 212-4 et L. 212-4-1 du même code qui, dans leur rédaction résultant de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 précitée n’imposent plus l’existence des services publics d’archives dans tous les cas de mutualisation :
- « Art. R. 212-18-1. – I. – La mutualisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi que la mutualisation de la conservation des archives numériques définitives, respectivement prévues aux articles L. 212-4 et L. 212-4-1, s’effectuent sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat. La mutualisation peut donner lieu à la mise en commun d’infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données.« II. – Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l’exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l’objet d’un rapport établi chaque année et précise la personne partie à la convention chargée de la rédaction de ce rapport.
« La convention détermine le cadre financier dans lequel s’exerce la mutualisation sur la base d’un coût de fonctionnement et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût.
« III. – La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives est destinataire de tout projet de convention relative à la mutualisation de la conservation d’archives numériques définitives. Elle dispose d’un délai de quatre mois à compter de la réception du projet de convention pour vérifier sa conformité aux dispositions du présent code et faire part de ses éventuelles observations aux parties. En cas de défaut de conformité, elle informe les parties qu’elles ne peuvent pas signer la convention. En l’absence d’observations transmises dans le délai imparti, la convention est réputée conforme.
« La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives est destinataire d’une copie de toute convention conclue pour la mutualisation de la gestion d’archives intermédiaires ou la mutualisation de la conservation d’archives définitives.
« IV. – Le rapport annuel prévu au II est adressé par la personne chargée de sa rédaction à toutes les parties de la convention de mutualisation.
« Lorsque la mutualisation porte sur la conservation d’archives numériques définitives, ce rapport est adressé à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat dans un délai de deux mois à compter de son achèvement.
« Dans tous les cas, le rapport est tenu à disposition de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat par chacune des parties à la convention. »———
[…]
Au premier alinéa de l’article R. 212-59 du code du patrimoine, avant les mots : « projet de convention de dépôt » sont insérés les mots : « Lorsqu’il porte sur des archives définitives, le ».
- « Art. R. 212-18-1. – I. – La mutualisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi que la mutualisation de la conservation des archives numériques définitives, respectivement prévues aux articles L. 212-4 et L. 212-4-1, s’effectuent sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat. La mutualisation peut donner lieu à la mise en commun d’infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données.« II. – Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l’exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l’objet d’un rapport établi chaque année et précise la personne partie à la convention chargée de la rédaction de ce rapport.
- allège le contrôle scientifique et technique exercé sur :
- la mutualisation de la conservation des archives dites intermédiaires
- le dépôt de ces mêmes archives par une collectivité ou un groupement auprès d’une autre.
La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat est mentionnée à l’article R. 212-4 du code du patrimoine :
« 1° Le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l’architecture dans son champ de compétences ;
« 2° Les membres du service de l’inspection des patrimoines pour l’ensemble des services et organismes ;
« 3° Les chefs des missions des archives et les autres personnels scientifiques et de documentation mis à disposition des services centraux de l’Etat ou des établissements publics nationaux, dans leur ressort ;
« 4° Les directeurs des services départementaux d’archives et agents de l’Etat mis à disposition des collectivités territoriales dans la limite de leurs circonscriptions géographiques, sauf en ce qui concerne les services d’archives dont ils ont la direction. En cas de vacance temporaire des fonctions de directeur d’un service départemental d’archives, le contrôle scientifique et technique dans sa circonscription géographique peut être exercé par un agent de l’Etat mis à disposition d’un autre département, désigné par le ministre chargé de la culture.»
