Pendant cette période actuelle, après avoir géré les urgences liées au confinement (voir à ce sujet : Marchés publics et covid-19 (coronavirus): que faire pour les procédures de passation en cours actuellement?) un certain nombre d’acheteurs publics peuvent avoir davantage de temps disponible en raison, notamment, de la diminution des réunions chronophages ou du décalage de certains projets de contrats liés au report des élections municipales.
Ces acheteurs publics peuvent donc chercher comment s’occuper pendant cette période particulière de confinement. Nous vous proposons ci-après plusieurs pistes :
- Anticiper les conséquences de la crise sanitaire actuelle sur les contrats en cours d’exécution. Certes, il est difficile d’anticiper, d’ores et déjà, l’ensemble des conséquences de cette crise sanitaire sur les contrats en cours d’exécution. Toutefois, il est probable que, d’une part, de nombreux contrats publics donneront lieu à des demandes indemnitaires de la part des cocontractants (sur ce point, nous vous invitons à constituer et conserver, dès à présent, les preuves nécessaires au traitement de ces futures demandes indemnitaires) et, d’autre part, de nombreux contrats devront être prolongés. Or, sur ce point, l’ordonnance n°2020-290 du 23 mars 2020 prévoit que les contrats arrivant à terme peuvent être prolongés par avenant (s’il n’est pas possible d’organiser de nouvelles mises en concurrence) (voir à ce sujet Covid – 19 et contrats publics : que dit l’ordonnance publiée ce matin au JO?). Il peut donc être judicieux d’anticiper la passation de ces avenants en préparant dès à présent un modèle d’avenant pour tous les contrats devant être prolongés en raison de la crise sanitaire actuelle. Ce modèle ayant vocation à être utilisé pour la prolongation de nombreux contrats publics, il convient d’être particulièrement vigilant quant à sa rédaction afin d’assurer sa parfaite sécurité juridique ;
- Fixer la liste des marchés et contrats de concession à passer et/ou à renouveler dans les prochains mois/années. Une fois cette liste établie, vous pouvez alors débuter, pour ces différents contrats publics, le recensement des besoins et anticiper la rédaction du Dossier de Consultation aux Entreprises (ci-après DCE). Cette anticipation vous permettra, d’une part, d’éviter, une fois le confinement terminé, de devoir, en urgence, rédiger vos DCE et, d’autre part, d’anticiper la rédaction des contrats complexes ou sujets à contentieux (par exemple, les marchés de collecte des déchets ou les contrats de mobilier urbain). Également, cette phase vous permettra de déterminer les contrats publics pour lesquels vous avez besoin de l’assistance de conseils spécialisés, notamment en matière juridique, pour la rédaction du DCE et, éventuellement, le suivi de la procédure de passation ;
- Organiser davantage votre service achat etc. Cette période plus calme (ou pas, cela dépend des acheteurs publics) peut vous permettre d’organiser davantage votre service achat ou de revoir certaines de vos procédures internes. Par exemple, vous pouvez mettre à profit cette période pour mettre en place un règlement des achats, si vous n’en avez pas, ou actualiser celui déjà mis en place. Également, vous pouvez profiter de cette période pour préparer ou mettre à jour vos modèles (règlement de la consultation, CCAP, lettres de rejet…). Ces documents ayant vocation à être utilisés par de nombreuses personnes au sein de votre organisme, il est essentiel de s’assurer de leur parfaite sécurité juridique et il peut donc être judicieux de les faire relire par votre avocat ;
- Amorcer ou poursuivre vos réflexions concernant la prise en compte du développement durable au sein de vos achats publics et la mise en œuvre d’achats socialement responsables. Depuis de nombreuses années, la règlementation ainsi que de nombreuses instances incitent les acheteurs publics à prendre compte, en matière de commande publique, le développement durable et à accroître les achats socialement responsables notamment par l’insertion de clauses sociales et environnementales ou par la mise en œuvre de critères de sélection adaptés. Cette période peut donc être propice pour entamer ou poursuivre vos réflexions sur ces sujets qui peuvent être complexes et nécessitent souvent du temps pour parvenir à un consensus. Sur ce point, nous vous conseillons d’être particulièrement vigilants et, de ne pas hésiter à vous faire assister d’un avocat pour assurer la parfaite sécurité juridique des mécanismes ou clauses retenus puisque la jurisprudence est assez restrictive sur ces questions (voir, par exemple, CE, 25 mai 2018, Nantes Métropole, req. n°417580) ;
- Se former. Cette période plus calme peut être l’occasion de vous former voire de former les autres agents de la Collectivité concernés par la commande publique (c’est-à-dire beaucoup de monde !). Sur ce point, nous tenons d’ailleurs à vous préciser que, même pendant cette période de confinement, nous disposons d’outils de visioconférence nous permettant de donner, à distance, des formations et nous pouvons d’ailleurs préparer des supports de formation personnalisés afin de répondre à vos besoins spécifiques en matière de formation.