D’après les dispositions de l’article L. 5211-40-2 du CGCT, les conseillers municipaux non membres du conseil communautaire doivent recevoir les convocations et les notes explicatives de synthèse. Ces dispositions sont transposables aux syndicats mixtes : les conseillers communautaires non délégués d’un syndicat mixte doivent également être informés des affaires dudit syndicat faisant l’objet d’une délibération.
Ce qui pose quelques questions pratiques.
Tout d’abord, faut-il leur envoyer la convocation à la séance du comité syndical ainsi que la note explicative de synthèse et l’ordre du jour ?
OUI, ils doivent être destinataires de la convocation, accompagnée de la note de synthèse, et, de fait, autant également leur transmettre l’ordre du jour.
Le juge administratif a récemment rappelé (TA Versailles, 10 juin 2024, n°2202601) que l’absence d’envoi de la note explicative de synthèse entachait d’irrégularité les délibérations adoptées « à moins que le président n’ait fait parvenir aux membres du conseil communautaire, en même temps que la convocation, les documents leur permettant de disposer d’une information adéquate pour exercer utilement leur mandat. »
Par ailleurs, il a précisé que cette obligation de transmission « qui doit être adaptée à la nature et à l’importance des affaires, doit permettre aux intéressés d’appréhender le contexte ainsi que de comprendre les motifs de fait et de droit des mesures envisagées et de mesurer les implications de leurs décisions. Elle n’impose toutefois pas de joindre à la convocation adressée aux intéressés, à qui il est au demeurant loisible de solliciter des précisions ou explications conformément à l’article L. 2121-13 du même code, une justification détaillée du bien-fondé des propositions qui leur sont soumises. » (TA Versailles, 10 juin 2024, n°2202601).
Au final, la note explicative de synthèse doit obligatoirement accompagner la convocation sauf si des documents leur apportant un niveau équivalent d’informations leur était transmis dans les mêmes délais.
Il sera donc relevé que le juge administratif apprécié in concreto les circonstances de l’espèce.
Cette espèce pourrait trouver à s’appliquer dans le cas des conseillers communautaires non membres du comité syndical.
Sous quel délai ?
Le texte est silencieux sur le délai exact dans lequel les conseillers communautaires non membres du comité syndical doivent recevoir ces éléments.
Il est uniquement indiqué que cet envoi doit être effectué avant la tenue du conseil communautaire ou du comité syndical.
Aussi, il n’est pas précisé si le délai de 5 jours francs pour les EPCI-FP et les syndicats mixtes fermés (SMF), conformément à l’article L. 2121-12 du CGCT, devait être respecté, ou selon les délais fixés par les statuts des syndicats mixtes ouverts (SMO).
Par prudence, dans le silence des textes et de la jurisprudence, il est préférable de s’en tenir à ces délais.
Néanmoins, le non respect de ces délais ne saurait à lui seul justifier de l’annulation des délibérations puisque le juge administratif admet une régularisation du défaut d’information, et ce même 4 ans après la séance du conseil communautaire (TA Orléans, 2e ch., 4 avr. 2024, n° 2004610 ; TA Orléans, 2e ch., 24 avr. 2025, n° 2004610).
La transmission d’autres documents est-elle requise ?
Le cas échéant, il convient également d’adresser aux conseillers communautaires non membres du comité syndical le rapport de l’adoption du budget (art. L. 2312-1 du CGCT) ainsi que le rapport retraçant l’activité de l’établissement accompagné du compte financier unique (art. L. 5211-39 CGCT).
Puis, dans un délai d’un mois, doivent de surcroît leur être communiqués la liste des délibérations examinées par l’organe délibérant du syndicat mixte et, dans un délai d’un mois également suivant la séance au cours de laquelle il a été arrêté, le procès-verbal de ses séances.
Le juge a considéré que le non respecte de ces dispositions était sans incidence sur la légalité des délibérations adoptées lors des séances en question (TA Orléans, 2e ch., 3 avr. 2025, n° 2203999).
De quelle façon l’ensemble de ces documents doivent-ils être portés à leur connaissance ?
Il est ensuite précisé dans l’article L. 5211-40-2 du CGCT :
« Les documents mentionnés aux deuxième et troisième alinéas du présent article sont transmis ou mis à disposition de manière dématérialisée par l’établissement public de coopération intercommunale.
Ces documents sont consultables en mairie par les conseillers municipaux, à leur demande. »
Aussi, convocation, notes de synthèse et rapports, le cas échéant, sont transmis ou mis à disposition par voie dématérialisée, voire sont consultables au siège de l’EPCI FP sur simple demande du conseiller communautaire.
Il en ressort que lesdits conseillers communautaires doivent recevoir par mail ces documents, ce qui pose des difficultés pratiques si le syndicat mixte comprend plusieurs EPCI FP et donc de nombreux conseillers communautaires.
Aussi, ces documents peuvent être mis à disposition de façon dématérialisée, par exemple en étant publiés sur le site du syndicat mixte.
Pour plus de conseils pratiques lire aussi : https://blog.landot-avocats.net/2020/01/15/intercommunalites-appretez-vous-a-adresser-une-foultitude-de-documents-a-tous-les-conseillers-municipaux-des-communes-membres/
Enfin, tout conseiller communautaire peut demander à consulter ces documents en au siège de l’EPCI FP au sein duquel il est élu, ou en mairie pour les conseillers municipaux.
Qui est chargé de transmettre ces informations ?
Si les dispositions de l’article L. 5211-40-2 du CGCT laissent à penser qu’il incombe à l’EPCI FP ou au syndicat d’informer respectivement le conseil municipal ou le conseil communautaires des affaires de l’EPCI FP ou du syndicat – et non au conseiller communautaire ou au délégué membre du comité syndical -, ce point n’avait toutefois pas été éclairci.
Toutefois, il a été précisé que cette obligation d’information ne pesait nullement, sur le conseil municipal ou sur le membre du conseil municipal, et par transposition, sur l’EPCI FP ou le conseiller communautaire membre du comité syndical mais sur le syndicat lui-même (Rép. min. n° 04434, JO Sénat du 29 déc. 2022, p. 6826) :
« Or, aucun texte ne prévoit spécifiquement que les conseillers communautaires sont chargés de défendre les intérêts de leur commune ou d’informer le conseil municipal des activités et des votes au sein du conseil communautaire. Toutefois, aux termes de l’article L. 5211-40-2 du CGCT, tel qu’issu de la loi du 27 décembre 2019, l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) informe les conseillers municipaux des communes membres, non membres de son organe délibérant, des affaires faisant l’objet d’une délibération du conseil communautaire et l’ensemble des documents correspondants leur sont transmis (convocations, notes explicatives, procès-verbal des séances, etc.). Cette obligation pèse toutefois sur l’EPCI et non sur le membre du conseil municipal occupant un siège de conseiller communautaire. Le conseil municipal bénéficie donc d’une garantie minimum d’information. »
Enfin, la charge de la preuve de la transmission desdits documents pèse sur l’EPCI FP pour les conseillers municipaux non membres et sur le syndicat pour les conseillers communautaires non membres (TA Orléans, 2e ch., 4 avr. 2024, n° 2004610).
Que se passe-t-il si ces dispositions ne sont pas respectées ?
Si les documents précités ne sont pas adressés aux conseillers communautaires non membres du comité syndical, il peut en être déduit un défaut d’information, notamment en cas de litige, et, partant un vice de procédure, la privation d’une garantie et une illégalité des délibérations adoptées, et donc leur annulation (TA Toulouse, 6e ch., 29 avr. 2025, n° 2201790) :
« 5. En l’espèce, il ne ressort pas des pièces du dossier et n’est, d’ailleurs, pas contesté en défense, que les conseillers municipaux des communes membres de la communauté de communes du pays de Mirepoix, non membres de son organe délibérant, ont été rendus destinataires d’une note explicative de synthèse. Eu égard à l’objectif poursuivi par le législateur et rappelé au point précédent, un tel vice a été de nature à priver d’une garantie les conseillers municipaux concernés. Il s’ensuit que la délibération attaquée est entachée d’un vice de procédure. […]
8. En l’espèce, il ressort des pièces du dossier que seul le dossier de projet de plan local d’urbanisme intercommunal a été mis à la disposition des élus communautaires dans son intégralité sur une plateforme dématérialisée. Si cette communication était nécessaire, elle ne pallie toutefois pas l’absence de la note de synthèse qui a pour objet de mettre en exergue les conséquences des décisions prises par délibération. Par suite, la délibération attaquée du 18 novembre 2021 est entachée d’illégalité en raison de l’absence de transmission de cette note de synthèse, vice qui a eu pour effet de priver les conseillers communautaires d’une garantie. […]
13. Les insuffisances du rapport de présentation relevées aux points 11 et 12 s’avèrent substantielles dès lors que, affectant, notamment, la justification de la modération de la consommation de l’espace et de lutte contre l’étalement urbain, elles portent sur des éléments qui sont déterminants dans le cadre de la définition du règlement graphique. […]
D E C I D E :
Article 1er : La délibération du conseil de la communauté de communes du Pays de Mirepoix du 18 novembre 2021 approuvant le plan local d’urbanisme intercommunal est annulée.»
En l’espèce, transposable aux conseillers communautaires non membres d’un comité syndical, au défaut d’information des conseillers municipaux non membres du comité syndical s’ajoutaient des insuffisances substantielles du rapport de présentation.
Néanmoins, le vice de procédure tiré du manquement au devoir d’information de l’article L. 5211-40-2 du CGCT n’entraîne pas systématiquement l’annulation des délibérations litigieuses par le juge administratif. Le juge peut en effet proposer une régularisation du vice de procédure fondé sur un défaut d’information(TA Orléans, 2e ch., 4 avr. 2024, n° 2004610 ; TA Orléans, 2e ch., 3 avr. 2025, n° 2203999 ; TA Orléans, 2e ch., 23 oct. 2025, n° 2203999) :
« 9. En revanche, et en dépit de la mesure d’instruction diligentée en ce sens par le tribunal, la communauté de communes du Val d’Amboise n’a produit aucun élément de nature à attester que la convocation des conseillers communautaires accompagnée d’une note de synthèse a bien été transmise pour information aux conseillers municipaux des communes membres de cet établissement ne siégeant pas au sein du conseil communautaire. Eu égard à l’objectif poursuivi par le législateur consistant à élargir le droit d’information dont bénéficient les membres de l’organe délibérant d’un EPCI aux conseillers municipaux ne siégeant pas dans cet organe, un tel vice a été de nature à priver d’une garantie les conseillers municipaux concernés. Par suite, les requérants sont fondés à soutenir que la délibération du 13 février 2020 est entachée d’illégalité. »
En l’espèce (TA Orléans, 2e ch., 4 avr. 2024, n° 2004610), le juge administratif a permis à l’EPCI FP de régulariser ledit vice de procédure dans un délai de 6 mois.
Le juge administratif a d’ailleurs admis la régularisation du même vice de procédure au titre du non respect de l’article L. 5211-40-2 du CGCT… 4 ans après le défaut d’information (TA Orléans, 2e ch., 24 avr. 2025, n° 2004610) :
« 8. Il ressort toutefois des captures d’écran du logiciel « Comélus », produites par la communauté de communes du Val d’Amboise en défense, que les conseillers municipaux des communes relevant de cet EPCI ne siégeant pas dans l’organe délibérant de ce dernier, ont été destinataires, le 6 juin 2024, des convocations et de la note de synthèse qui avaient été adressées aux conseillers communautaires avant la délibération du 13 février 2020. Il ressort notamment des pièces du dossier que ce logiciel permet un horodatage précis et une consultation, par leurs destinataires, des documents mis à disposition. En outre, la délibération du 12 juin 2024 a pris acte du respect du droit d’information de ces conseillers municipaux ne siégeant pas au conseil communautaire. Dans ces conditions, le vice tiré du défaut d’information des conseillers municipaux s’agissant des affaires communautaires prévu à l’article L. 5211-40-2 du code général des collectivités territoriales a, contrairement à ce que soutiennent les requérants, été régularisé. »
Ainsi, si le juge retient un vice de procédure au titre d’un manquement de l’article L. 5211-40-2 du CGCT, il autorise une large régularisation du vice n’entrainant pas systématiquement, au final, l’annulation des délibérations adoptées.
De façon pragmatique, il est vrai qu’il ne peut qu’être reconnu que les conseillers municipaux non membres de l’organe délibérant de l’EPCI FP ou que les conseillers communautaires non membres du comité syndical n’ont pas vocation à s’exprimer et à voter les délibérations en question.
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