La loi d’urgence (loi n° 2020-290 du 23 mars 2020), pour faire face à l’épidémie de COVID-19, a autorisé le Gouvernement à prendre par ordonnance « toute mesure relevant du domaine de la loi simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ».
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 « portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 » est parue au JO le 26 mars 2020.
Cette ordonnance intéresse particulièrement les SPL, SEM et les SEMOP puisqu’en ce qui concerne leurs structures, ce sont les règles de droit commun des sociétés commerciales qui s’appliquent (art. 1er de l’ordonnance).
L’article 11 prévoit une application rétroactive de cette ordonnance à compter du 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020. De plus, un décret viendra préciser les conditions d’application de l’ordonnance.
I. Le chapitre Ier du titre II comporte deux articles qui adaptent les règles de convocation et d’information des assemblées.
L’article 2 prévoit concernant les sociétés cotées, qu’aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société.
L’article 3 étend et facilite l’exercice dématérialisé des demandes de communication de documents dont les membres des assemblées bénéficient préalablement aux réunions de ces dernières.
II. Le chapitre II du titre II comporte trois articles qui adaptent les règles de participation et de délibération des assemblées.
L’article 4 consacre la possibilité de tenir des assemblées hors la présence physique des membres.
Pour cela il y a une condition: à la date de la convocation ou à celle de la réunion, l’assemblée devait se réunir dans un lieu, mais ce dernier a été affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
Cette faculté de tenir l’assemblée à huis clos permettra d’éviter son report, ce qui était nécessaire pour permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements.
Ainsi, l’article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication. La décision de recourir à ces moyens de communciation incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire.
De la même manière, l’article 6 assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi.
Ces mesures concernent l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.
Selon l’article 7, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de faire usage de l’un des modes alternatifs de participation, il en informe les associés :
- soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées ;
- soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés.
III. Le titre III est consacré aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.
L’article 8 indique que les membres qui participent aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective, sont réputés présents.
Il n’y a pas besoin de prévoir cette participation à distance dans les statuts ou dans le règlement intérieur.
Cette disposition est applicable quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.
L’article 9 assouplit également le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.