Opérations comptables de l’Etat : quelle dématérialisation ?

Réponse (partielle) au JO de ce matin :

 

 

JORF n°0079 du 5 avril 2018
texte n° 19

Arrêté du 22 mars 2018 relatif aux modalités d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l’Etat pris en application des articles 51, 52, 150 et 164 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

NOR: CPAE1806424A

 

Le ministre de l’action et des comptes publics,
Vu la loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 modifiée relative aux lois de finances, notamment son article 31 ;
Vu le code civil, notamment son article 1379 ;
Vu le code du patrimoine, notamment ses articles L. 211-1, L. 211-4 et R. 212-14 ;
Vu le code des juridictions financières, notamment son article R. 131-2 ;
Vu le code des relations entre le public et l’administration, notamment ses articles L. 112-9 et R. 112-9-2 ;
Vu la loi n° 63-156 du 23 février 1963 modifiée portant loi de finances pour 1963, notamment son article 60 ;
Vu l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, notamment son article 3 ;
Vu le décret n° 2005-122 du 11 février 2005 modifié portant création d’un service à compétence nationale dénommé « Agence pour l’informatique financière de l’Etat » ;
Vu le décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l’audit interne dans l’administration, notamment son article 1er ;
Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, notamment ses articles 21, 41, 50, 51, 52, 99, 104, 147, 150 et 164 ;
Vu le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil ;
Vu l’arrêté du 28 juillet 2008 modifié portant création d’une application informatique pour la gestion budgétaire, financière et comptable de l’Etat dénommée « Chorus » ;
Vu l’arrêté du 25 juillet 2013 relatif au contrôle allégé en partenariat de la dépense de l’Etat ;
Vu l’arrêté du 25 juillet 2013 fixant la liste des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l’Etat ;
Vu l’arrêté du 20 décembre 2016 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’Etat,
Arrête :

  • Titre Ier : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

    Les pièces justificatives des opérations de l’Etat prévues par les nomenclatures mentionnées à l’article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé et les documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l’Etat prévus par l’arrêté du 25 juillet 2013 susvisé peuvent être dématérialisés dans les conditions prévues au présent arrêté.

    La liste des pièces justificatives dématérialisées des opérations de l’Etat et les conditions dans lesquelles ces pièces sont jointes aux opérations exécutées dans l’application Chorus sont fixées par les nomenclatures mentionnées à l’article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

    Article 3

    Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des pièces justificatives des opérations de l’Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l’Etat comprend :
    1° La dématérialisation dite native, qui consiste à produire ou à recevoir une pièce ou un document sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;
    2° La dématérialisation dite duplicative, qui consiste à reproduire et à transférer une pièce ou un document de son support papier initial à un support informatique. Elle consiste à numériser le support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

    La dématérialisation des pièces justificatives des opérations de l’Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l’Etat, réalisée dans les conditions définies à l’article 3, est subordonnée à l’autorisation préalable du directeur général des finances publiques et du directeur du service à compétence nationale dénommé « Agence pour l’informatique financière de l’Etat ».
    Cette autorisation peut prendre la forme d’une mention dans les nomenclatures mentionnées à l’article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
    Le directeur général des finances publiques informe la Cour des comptes des autorisations ainsi délivrées.

    Article 5

    Les modalités de mise à disposition par voie dématérialisée des pièces justificatives des opérations de l’Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l’Etat sont définies par un protocole conclu entre le directeur général des finances publiques, le directeur de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat et le premier président de la Cour des comptes.

  • Titre II : DISPOSITIONS RELATIVES À LA DÉMATÉRIALISATION DES ACTES DE GESTION

    Article 6

    Le service fait est certifié par l’ordonnateur dans l’application Chorus par la validation de la transaction dédiée à cet effet ou, à défaut, par la validation de la demande de paiement.
    Le service fait peut également être certifié par la validation d’une transaction dédiée dans une application, autre que Chorus, dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.
    La certification du service fait par voie dématérialisée dispense l’ordonnateur de toute attestation manuscrite à cette fin sur la pièce justificative de la dépense.

    Article 7

    La certification du service fait qui ne relève pas de l’une des transactions mentionnées aux premier ou deuxième alinéas de l’article précédent prend la forme d’une mention sur la pièce justificative ou d’un certificat administratif, quel qu’en soit le support, transmis au comptable public.
    Lorsque la transmission prévue à l’alinéa précédent est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l’authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu’ils effectuent.

    Article 8

    L’ordre de recouvrer est donné par la validation de la transaction dédiée à cet effet dans l’application Chorus. Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.

    Article 9

    L’ordre de payer est donné par la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur dans l’application Chorus.
    Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques notamment par l’envoi d’une fiche communication au service facturier. Il vaut alors certification du service fait.
    En mode facturier, la certification du service fait dans les conditions prévues à l’article 6 constitue l’ordre de payer.
    Lorsque la transmission de l’ordre de payer est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l’authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu’ils effectuent.

    Article 10

    Les ordres de recouvrer et de payer donnés au comptable public par l’ordonnateur, dématérialisés dans les conditions prévues aux articles 9 et 10, valent attestation par l’ordonnateur du caractère exécutoire des pièces justificatives des opérations

  • Titre III : DISPOSITIONS RELATIVES À LA CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

    Les pièces justificatives des opérations de l’Etat dématérialisées dans les conditions prévues au titre premier sont conservées par la direction générale des finances publiques. Elles sont mises à la disposition du juge des comptes selon les modalités définies à l’article 5.
    Dans le cadre du jugement des comptes, les pièces justificatives qui ont fait l’objet d’une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes et au comptable public, sans qu’il y ait lieu de produire la pièce originale, lorsque ces documents dématérialisés sont dûment joints au compte du comptable public dans les conditions prévues aux articles 21 et 52 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
    La conservation du document original est assurée par l’ordonnateur ou le comptable public à l’origine de la dématérialisation duplicative. Elle peut également être confiée à un tiers dans les conditions définies par le directeur général des finances publiques et le directeur de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat.
    Lorsqu’une copie numérique fiable a été réalisée, les documents originaux peuvent faire l’objet d’une destruction anticipée dans les conditions prévues à l’article R. 212-14 du code du patrimoine.

    Article 12

    Les modalités de transmission au comptable public des pièces prévues par la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’Etat peuvent faire l’objet d’aménagements dans les conditions définies par l’arrêté du 25 juillet 2013 relatif au contrôle allégé en partenariat de la dépense de l’Etat. L’ordonnateur met alors à la disposition des missions d’audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs de l’Etat les pièces justificatives qu’il conserve.

    Les pièces justificatives des dépenses conservées par l’ordonnateur en application de l’article 12 peuvent faire l’objet du droit d’évocation prévu à l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

  • Titre IV : DISPOSITIONS RELATIVES À LA CONSERVATION DES AUTRES PIÈCES JUSTIFICATIVES ET DOCUMENTS DE COMPTABILITÉ

    Les pièces justificatives et documents de comptabilité concourant à la constitution d’une écriture comptable ou à la justification d’une opération, non mentionnés aux articles 50, 52, premier alinéa, et 147 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, sont conservés :
    1° Par l’ordonnateur, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents ;
    2° Par le comptable public, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents.
    Lorsqu’une copie numérique fiable a été réalisée, les documents originaux peuvent faire l’objet d’une destruction anticipée dans les conditions prévues à l’article R. 212-14 du code du patrimoine.
    Le directeur général des finances publiques fixe les conditions dans lesquelles ces pièces justificatives et documents de comptabilité sont transmis par l’ordonnateur au comptable aux fins de tenue et d’établissement des comptes de l’Etat et pour les contrôles mentionnés à l’article 77 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

    Article 15

    Sans préjudice des conditions d’archivage propres à certaines catégories de pièces et de documents, les pièces et documents mentionnés au présent titre sont conservés au moins jusqu’à la promulgation de la loi de règlement de l’année de leur fait générateur comptable.
    L’ordonnateur ou le comptable responsable de leur conservation met ces pièces à disposition des missions d’audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs et des comptables publics de l’Etat.

  • Titre V : DISPOSITIONS RELATIVES AU CONTRÔLE BUDGÉTAIRE

    Sauf difficulté technique, toute pièce justificative, document de comptabilité ou autre document communiqué par l’ordonnateur au contrôleur budgétaire pour l’exercice de ses missions mentionnées à l’article 99 du décret du 7 novembre 2012 susvisé est dématérialisé.

    Article 17

    Sauf difficulté technique, le visa ou l’avis du contrôleur budgétaire est émis par voie dématérialisée.

  • Titre VI : DISPOSITIONS FINALES

    Les dispositions des titres premier à III s’appliquent aux opérations de recettes, de dépenses et de trésorerie réalisées par les ordonnateurs de l’Etat et les comptables assignataires, à l’exception des opérations :
    1° de dépenses de personnel payées sans ordonnancement préalable ;
    2° de pensions de l’Etat et émoluments assimilés qui ne relèvent pas des téléservices définis aux articles L. 112-9 et R. 112-9-2 du code des relations entre le public et l’administration.

    Article 19

    L’arrêté du 9 septembre 2013 relatif aux modalités d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l’Etat pris en application des articles 51, 52, 150 et 164 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique est abrogé.

    Article 20

    Le directeur général des finances publiques, la directrice du budget et la directrice de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait le 22 mars 2018.

Pour le ministre et par délégation :

Par empêchement du directeur général des finances publiques :

Le chef du service comptable de l’Etat,

F. Tanguy

La directrice de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat,

R. Diyani

Par empêchement de la directrice du budget :

La chef de service,

S. Mantel