Chaque vendredi, un des 4 pôles du cabinet Landot & associés diffuse un petit « retour terrain » : une expérience vécue. 

Nous ne diffusons pas des informations sur les dossiers les plus connus, les plus emblématiques :

• d’une part parce que le secret professionnel s’en trouverait violé, 
• et d’autre part parce que le but de cette chronique est justement de montrer le travail quotidien, ordinaire mais passionnant, tel que nous le vivons avec nos clients, à la manière d’un petit « retour sur expérience »

Aujourd’hui, un petit « retour de terrain » du pôle « TEI ». 

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Dans le cadre de cette  rubrique, nous avons à cœur de vous présenter certains dossiers ou projets sur lesquels nous avons eu l’occasion d’intervenir pour accompagner nos clients.

Aujourd’hui, nous souhaiterions vous présenter un projet pour lequel nous avons eu la chance d’accompagner une commune et une communauté dans leurs mutualisations.

Ce territoire est assez particulier : la ville est une ancienne communauté, devenue une commune nouvelle et une communauté a été construite par la suite. Dès lors il existait à la fois une forte mutualisation très intégrée entre les communes devenues la commune nouvelle et depuis une mutualisation pour construire la communauté.

Cette mutualisation fonctionnait avec des équilibres propres au contexte de création de la communauté autour de services communs et mises à dispositions de services. Mais le temps passe, la communauté a vu ses compétences depuis renforcée, les équilibres ont évolué et il était nécessaire de repenser la mutualisation.

L’étude a consisté à travailler, en tandem avec nos partenaires RH et financiers à procéder par étape :

• comprendre la mutualisation existante, tant sur le plan humain que sur les flux financiers historiques (attributions de compensations, prises en charge, …) ;
• comprendre les enjeux, les besoins des services de la ville et de la communauté qu’ils soient déjà mutualisés ou non ;
• sur cette base faire des propositions de scénarios et les travailler avec les services.

Nous avons vite réalisé qu’il ne s’agissait pas tant de refondre la mutualisation mais plus de rationaliser les mécanismes : sur le fond la mutualisation était efficace et un aspect moteur du territoire. Elle avait su s’adapter aux évolutions du contexte politique, aux évolutions des compétences. Il était juste temps de réécrire les conventions et remettre en place les bons curseurs.

Nous avons peu constater que ce qui constitue souvent un frein à une bonne mutualisation résulte souvent à la fois d’un manque d’harmonisation des pratiques … mais aussi une insuffisante prise en compte des spécificités de chaque service.

C’est pourquoi assez vite avec les services nous avons opté pour les principes suivant :

1. la mutualisation devait s’appuyer sur un socle commun : pour se faire nous avons donc élaboré une « convention cadre » transversale à chaque mutualisation permettant ainsi de bénéficier pour toutes les mutualisations d’un même outil de pilotage et suivi des mutualisations, de mêmes approches financières, etc.
2. Mais chaque service ou ensemble de service bénéficie ensuite de sa propre convention de mutualisation adaptée comprenant ses règles spécifiques conformes au cadre général : modalités pratiques d’intervention, flux détaillés, modalités de priorisation au sein du service. Pour chaque service nous avons adopté comme approche de privilégier le service commun quand il s’agit de services supports mais de ne pas s’interdire les mises à dispositions de service ou de moyens lorsque l’outil est plus adapté.
3. Dans toutes les conventions un exercice consistait à comprendre le quotidien, les problèmes et chercher des solutions. Il s’agissait aussi d’un travail consistant à jouer « et que se passe-t-il si … » c’est à dire essayer d’anticiper tous les problèmes pouvant être rencontrés et chercher les solutions pour les résoudre s’ils surviennent.

Chaque convention de service a ainsi été travaillée avec chaque service concerné, ce qui fut aussi l’occasion pour les services d’échanger entre eux et d’essayer de mieux comprendre leurs forces et faiblesses et proposer les solutions les plus adaptées.

Il est important de rappeler ici que le rôle de l’avocat est certes de conseiller et apporter ses retours d’expérience mais, surtout, de s’effacer pour être le scribe qui doit comprendre puis coucher sur le papier ces équilibres voulus et les sécuriser au risque sinon de faire des mutualisations « hors sol ».

En définitive nous avons avec les services construit les mutualisations ainsi :

Cette mission n’était pas sans rappeler les travaux liés aux schémas de mutualisation post loi de 2010. Mais avec un aspect plus opérationnels sans doute car, plus que de se disperser dans le champ des possibles, les enjeux sont clairs et reposent sur des besoins identifiés des services.

Ces missions de mutualisation sont intéressantes en ce sens qu’elles permettent de sortir de la seule vision du transfert de compétence, pour toucher aux synergies possibles entre la communauté et les communes. 

A titre plus personnel, cette mission comme celle évoquée dans le précédent billet, fut bien entendu aussi l’occasion de découvrir un territoire que je croyais connaitre et finalement … connaissais peut-être assez mal. On le dira jamais assez mais – même si la visio a révolutionné l’activité et que nombre des travaux ont pu se faire en visio —  conserver des réunions sur place reste indispensable à certaines étapes clefs (et pas seulement pour les phases d’arbitrage avec les élus) car outre qu’ils permettent de faire du tourisme local, certains arbitrages ne peuvent se faire qu’en immersion.