Représentation- substitution : que faire en cas de refus d’un membre de désigner ses représentants ?

Certaines structures, communautés ou syndicats, sont confrontées à des situations de refus ou simplement absence de désignation de leurs délégués par certains de leurs membres. Que faire en pareil cas ? Si le phénomène reste rare pour les communautés (du fait notamment que pour partie les désignations de conseillers communautaires sont quasi-automatiques dans nombre de cas en application des articles L.5211-6-1 et L.5211-6-2 du CGCT) ils sont un peu plus courants pour les syndicats où siègent des communautés.

I- Faute de texte en intercommunalité… on applique le droit hérité du régime des communes

Il n’existe pas de disposition législative ou réglementaire spécifique aux EPCI et syndicats mixtes. Aussi, en cas de refus de désignation des délégués par un membre qui se substitue au sein d’un syndicat, par renvoi aux dispositions applicables aux EPCI à fiscalité propre, le CGCT prévoit qu’en l’absence de désignation, la Communauté est valablement représentée par le Président et un Vice-Président.

L’article L. 5211-8 du CGCT (applicable par renvoi de l’article L. 5711-1 aux syndicats mixtes fermés dispose que :

«  A défaut pour une commune d’avoir désigné ses délégués, cette commune est représentée au sein de l’organe délibérant de l’établissement public de coopération intercommunale par le maire si elle ne compte qu’un délégué, par le maire et le premier adjoint dans le cas contraire. L’organe délibérant est alors réputé complet. »

Appliqué par renvoi à un EPCI à fiscalité propre, cet article prévoit que lorsque l’EPCIà fiscalité propre n’a pas désigné ses délégués au sein du syndicat , il est représenté soit par le Président de l’EPCI-FP (s’il n’y avait qu’un seul délégué au sein de l’organe délibérant), soit par le Président et un Vice-Président (s’il y avait plusieurs délégués).

En l’absence de désignation par un membre de ses délégués,  une communauté ou syndicat peuvent donc valablement convoquer le Président (s’il n’a qu’un délégué) et le premier Vice-Président (si le membre a deux délégués ou plus) pour les séances des comités syndicaux/conseils communautaires.

 

II- L’absence de précision sur les délais conduit au pragmatisme

Il n’existe aucune disposition concernant le délai dans lequel doit intervenir la désignation de ces délégués.

De manière pragmatique, l’on affirme que la désignation doit avoir lieu avant la réunion du premier conseil/comité de l’année. L’on affirme également que la réunion ne peut avoir lieu tant que les délégués n’ont pas été désignés. Cela pose alors un problème.

En l’absence de délai, la nécessité de permettre un fonctionnement effectif de l’EPCI (syndicat ou communauté), notamment le vote du budget, doit conduire à une désignation dans les plus brefs délais.
Sans précision dans les textes, la notion de délai raisonnable s’applique … laquelle hélas n’est pas des plus explicite. Nous signalons que ce délai raisonnable s’appréciera en fonction des enjeux identifiés dans chaque cas d’espèce. S’exposerait à l’évidence à un risque de sanction de ses délibérations un syndicat qui convoquerait le Président et le 1er vice-Président d’une communauté alors que celle-ci n’aura disposé que de quelques jours pour désigner ses représentants.

Précisions par ailleurs que dans ce laps de temps le conseil et l’exécutif devraient par sécurité se cantonner aux affaires courantes ou celles présentant un caractère d’urgence, le vote du budget étant expressément exclu par le texte (L. 5211-8, dernier alinéa du CGCT).

III- La non désignation des délégués conduit a revoir le calcul de la majorité et du quorum

L’article L. 2121-17 du CGCT (applicable aux syndicats par renvoi de l’article L. 5211-1 du CGCT aux dispositions applicables aux conseils municipaux) dispose que :

« Le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente. »
Si, après une première convocation régulièrement faite selon les dispositions des articles L. 2121-10 à L. 2121-12, ce quorum n’est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum. »

Le comité délibère lorsqu’une majorité de ses membres en exercice est présent.

Si le nombre des conseillers est pair, la majorité absolue est égale à la moitié plus un. Si le nombre des suffrages exprimés est impair, la majorité absolue est égale à la moitié du nombre pair immédiatement supérieur (circulaire n°NOR-INTA1405029C du 13 mars 2014).

La jurisprudence a précisé la notion de « membres en exercice » qu’il s’agissait de tout conseiller proclamé élu et qui n’a pas perdu cette qualité, ce qui inclut celui qui est empêché par un cas de force majeure, celui qui devrait être déclaré démissionnaire d’office mais qui ne l’a pas encore été ou celui dont la démission n’a pas encore été reçue par le maire, celui dont l’élection est contestée mais dont l’annulation de l’élection n’est pas effective (Code électoral art. L. 250, al. 2 et CE 28 janvier 1994, Él. au conseil municipal de Saint-Tropez, req no 141456, publié au Lebon page 36).

Un conseiller est « en exercice » à partir du procès-verbal d’installation (CE 21 novembre 1969, Él. du maire et de l’adjoint de Cauro, req. no 74383), ou de sa désignation (délibération de l’organe délibérant actant de la désignation…) le Président s’assurant du quorum au début de la séance (article L. 2121-17 CGCT).

Pour le calcul du quorum, seuls comptent les conseillers municipaux qui sont personnellement et physiquement présents en leur qualité de conseiller. La formule de l’article L. 121-11 du Code des communes selon laquelle « la majorité de ses membres en exercice assiste à la séance » a été remplacée dans l’article L. 2121-17 du CGCT par la notion de présence – « la majorité de ses membres en exercice est  présente »  (circulaire n°NOR-INTA1405029C du 13 mars 2014 et TA Amiens 2 mars 2006, Vasquez, req. no 0401501)

Ne sont pas non plus comptés les conseillers qui ont donné procuration à un mandataire (TA Toulouse 28 juin 1987, Dubrez, RJCTA 1988, p. 49).

Ainsi, le Président et le 1er Vice-Président ne comptent que pour eux-même ainsi si la structure avait par exemple 10 délégués … ils ne représenteront pas ces 10 délégués dans le calcul des voix et majorités.

 

Co-écrit par Mélanie Laplace et Aurélie Dressayre