Marchés publics :  point d’offres en papier à compter d’octobre prochain !

A partir du 1er octobre 2018, les acheteurs devront dématérialiser la procédure de passation de leurs marchés publics et publier les données essentielles de leurs contrats sur leur profil acheteur (article 41 du décret  de mars 2016).

Mais quels sont les marchés concernés et quelles sont les exceptions à cette règle ?

Les marchés concernés par cette règle sont tous les marchés dont le montant est supérieur à 25000 euros HT.

Par ailleurs sept exceptions sont prévues à cette règle :

  • les marchés publics mentionnés à l’article 30 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée
  • les marchés publics de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés à l’article 28 ;
  • Lorsque, en raison de la nature particulière du marché public, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;
  • Lorsque les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de licence propriétaire et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par l’acheteur ;
  • Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les acheteurs ne disposent pas communément ;
  • Lorsque les documents de la consultation exigent la présentation de maquettes, de modèles réduits, de prototypes ou d’échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ;
  • Lorsque l’utilisation d’autres moyens de communication que les moyens électroniques est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation d’outils et de dispositifs électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par d’autres moyens d’accès au sens du IV de l’article 42.

Il est donc essentiel à ce que toutes les entreprises concernées se préparent dès maintenant à ce changement.

Les acheteurs publics doivent également de leur côté communiquer et surtout revoir la rédaction de leur règlement de consultation (RC).

Il est important d’être précis sur les attentes de leur part au niveau du dépôt des offres et surtout de bien préciser le devenir des offres papier car, il est certain, que, au moins dans un premier temps, des offres papier il y en aura…

En effet, même si cette réforme est préparée et annoncée depuis assez longtemps, on imagine bien que toutes les sociétés ne seront pas prêtes le jour j et que pas mal d’entre elles continueront à envoyer des offres papier malgré l’interdiction stricte des textes et des documents de la consultation…

Quelle est l’attitude que les pouvoirs adjudicateurs doivent adopter vis-à-vis de ces offres ?

Ces offres doivent à priori être déclarées irrégulières selon l’article 59, I du décret de mars 2016 qui dispose qu’une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation.

La rédaction du RC sur ce point est donc à notre sens particulièrement importante afin de bien définir concrètement et sans ambiguïté le sort qui sera réservé à ces offres irrégulières.

En effet, aux termes du II de ce même article, dans les procédures d’appel d’offres et des procédures adaptées sans négociation, les offres irrégulières sont éliminées. Toutefois, l’acheteur peut autoriser tous les soumissionnaires concernés à régulariser les offres irrégulières dans un délai déterminé, à condition qu’elles ne soient pas anormalement basses.

Mais est-ce qu’une offre papier s’apparentera réellement à une offre à compter du 1er octobre 2018 ? La discussion autour de cette question est déjà très vive en doctrine. Il pourrait en effet être soutenu en contentieux par un candidat évincé que l’offre papier ne peut pas réellement s’apparenter à une offre et que par conséquence l’acheteur public aurait dû la rejeter sans possibilité de régularisation. D’où l’importance de bien rédiger le RC et d’être précis sur toutes ces notions…

A bon entendeur !